Ich beschäftige mich schon relativ lange mit Kanzleisoftware. Nun konzipieren die Kollegin Hübner und ich den Marktüberblick Kanzleisoftware für die AG Kanzleimanagement neu – nach fünf Jahren hat er ein Update verdient.
(Auch) zur Vorbereitung dieses Updates habe ich mir heute morgen in einer Online-Präsentation das Produkt KLEOS von Wolters Kluwer zeigen lassen – eine cloudbasierte Lösung. Cloudbasiert heißt in diesem Fall, das Programm wird lokal auf dem PC oder Smartphone (iOS oder Andoid) installiert und die Daten und Dokumente werden (auch) auf einem Server von T-Systems gespeichert. Also so, wie es auch Lecare macht.
Fast anderthalb Stunden lang habe ich mir die Funktionen des Programms zeigen lassen.
Mein erster Eindruck: sieht ansprechend aus. Die einzelnen Bereiche (Dokumente, Termine, Aufgaben …) sind farblich gegliedert und lassen sich als Widgets auf der Startseite – die natürlich heutzutage „Dashboard“ heißt – anordnen.
Das Anlegen von Beteiligten und Akten funktioniert einfach und auch das Erstellen von Schreiben unter Verwendung der Beteiligtendaten ist unproblematisch. Das gleiche gilt für Fristen und Wiedervorlagen (wobei ich nicht klären konnte, ob eine Synchronisation mit Outlook möglich ist – aber das soll der Fall sein). Die Standardfunktionen sind also da.
Positiv aufgefallen ist mir, dass es trotz Cloud ganz zügig funktioniert (jedenfalls soweit ich das auf meiner Seite des Teamviewer beurteilen kann und wenn es stimmt, dass die Testanwendung an einem normalen Anschluss mit 16 MBit/s „hing“). Auch die Integration von DictaPlus, dem digitalen Diktiersystem von Wolter Kluver, schien stimmig zu sein. Ob es auch mit z.B. DragonDictate funktioniert, habe ich leider vergessen zu fragen.
Schön fand ich, dass ein Dokumentenmanagementsystem für Dokumente und eMails integriert ist, mit dem sich sowohl kanzleiinterne Abläufe strukturieren lassen, als auch der Dokumentenaustausch mit dem Mandanten. Das ganze funktioniert so ähnlich wie die Webakte von eConsult: der Mandant bekommt eine eMail, wenn ich ein Dokument mit ihm „teile“ und kann sich dann in ein Onlineportal einloggen um die für ihn freigegebenen Dokumente (ggf. konvertiert in das pdf-Format) zu sehen, zu kommentieren oder neue Dokumente hochzuladen.
Schade finde ich, dass das System nur mit den Office-Produkten von Microsoft funktioniert. Ich gebe zu, dass ich eine Schwäche für OpenSource-Produkte habe.
CRM-Funktionen sind nicht integriert und ob die betriebswirtschaftlichen Auswertungen etwas taugen, kann ich leider nicht sagen, denn just das war in der Demo-Standard-Version nicht enthalten – viele Kollegen scheinen darauf keinen Wert zu legen, weshalb es in der Standardversion fehlt – soll es aber geben.
Pro Nutzer werden monatliche Preise zwischen 39,00 € netto (ohne Zeiterfassung und Rechnungsmodul, Mahnwesen und Zwangsvollstreckung, aber immerhin mit beA-Integration), 59,00 € netto für die Standard-Version und 69,00 € netto (auch mit Datev-Schnittstelle und Kostenrechnung) aufgerufen. Für kleinere Kanzleien also recht überschaubar.
Mein Fazit: wenn es zur Kanzleigröße und Struktur passt, kann man es durchaus in die Überlegungen einbeziehen. Mein Gesprächspartner von Wolters Kluwer sagte mir, eine der Top-100-Kanzleien setze KLEOS für mehr als 150 Nutzer ein. Davon, dass es da noch das richtige Produkt ist, bin ich allerdings nicht überzeugt – schon deshalb, weil sich über die Benutzerrechte keine Chinese-Walls darstellen lassen.
Der Vollständigkeit halber noch der Hinweis: mit Rainmaker haben Soldan und RenoStar ein ähnliches Produkt am Start. Das habe ich allerdings noch nicht angeschaut.
Zur Klarstellung noch folgender Hinweis: es gab weder Zuwendungen oder Versprechen oder sonst etwas weder von Wolter Kluwer oder einem der anderen hier genannten Hersteller, noch wurde ich mit Drohungen gefügig gemacht – und da es eine Onlinepräsentation war, ging auch der Kaffee auf meine Kappe.
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